Får du mange søknader på stillingene du utlyser? For at ikke rekrutteringsprosessen skal stjele for mye av din tid, viser vi deg en rekke måter du kan effektivisere søkerbunken på.

Det kan gjøres på mange ulike måter, men de vanligste metodene for å skape en effektiv rekrutteringsprosess begynner allerede før du publiserer en stillingsutlysning.

52 prosent av rekrutteringsledere sier den mest utfordrende delen av rekruttering er å finne de rette kandidatene fra en stor søkerbunke.

I dagens arbeidsmarked handler det vel så mye om å engasjere og utvikle talenter i bedriften som å tiltrekke nye kandidater. Men hvordan får du tid til å engasjere og forbedre arbeidsmiljøet dersom du gang på gang blir sittende med svære søkerbunker hver gang du utlyser en ny stilling? Og hvordan får du tid til å fokusere på å bygge opp selskapets employer brand?

Svaret er enkelt: Du effektiviserer rekrutteringsprosessen.

Slik effektiviserer du søkerbunken

Det er mange steg i en rekrutteringsprosess og dersom du ikke har gode prosesser for hvert av dem vil det kunne ta svært lang tid å jobbe gjennom søkerbunken. Først vil du se på utvalget av kandidater: Hvem tilfredsstiller best kravene for jobben? Hvem har den rette kompetansen?

Deretter begynner screeningen, altså dybdeintervjuer, analyser og evaluering før du sitter igjen med noen finalekandidater. Så hvordan kan du kutte ned på tiden du bruker – og raskere finne de rette kandidatene?

1) Sett spesifikke krav

Når en jobbsøker finner din stillingsutlysning bør det være enkelt å finne ut hvorvidt han er kvalifisert til jobben eller ikke. List derfor opp de spesifikke kravene som kreves i jobben, både for kompetanse, utdanning og erfaring dersom det er nødvendig for å utføre jobben.

Det samme gjelder for ansvarsområder og arbeidsoppgaver. Vær så konkret du bare kan slik at søkerne forstår hva det er som forventes av dem – og hva de kan forvente av jobben. Ifølge statistikk for rekrutteringstrender sier 72 prosent av rekrutterere at de tilbyr tydelige jobbbeskrivelser, mens kun 36 av kandidater sier seg enig i dette. Sannsynligeten for at du ikke skriver spesifikke nok stillingsannonser er derfor stor.

Etter at du har nevnt de spesifikke kravene kan du gjerne også nevne noen foretrukne ferdigheter, altså kompetanse som ikke kreves for å utføre jobben, men som er ettertraktet i en ideell kandidat. Dette kan inkludere spesifikke kompetanseområder, erfaring fra en spesifikk industri eller erfaring med å bruke visse programvarer eller digitale verktøy.

Det viktigste når du lister opp kravene er at du gjør dem så spesifikke som mulig – ved å sette minimumskrav. Istedenfor å skrive at dere søker etter kandidater med relevant utdanning eller teknisk bakgrunn kan du skrive at dere søker etter kandidater med “mastergrad i teknologi” eller “sivilingeniør”.  Ved å spesifisere kravene vil du allerede her kunne luke bort mange ikke-relevante kandidater fra søkerbunken.

2) Still spesifikke spørsmål

Søkere som er usikre på om jobben er noe for dem eller ikke vil raskt kunne avdekke hvorvidt de burde søke på jobben dersom du stiller dem spesifikke spørsmål i jobbannonsen:

• Hvorfor ønsker du å jobbe for denne bedriften?
• Hvilke erfaringer har du fra tidligere som kvalifiserer deg til denne jobben?
• Hva tar du med deg av kompetanse fra utdanningsløpet som du kan bruke i denne stillingen?
  
  

Ønsker du å lære mer om hvordan du skrive stillingsannonser som trigger ingeniører? Les vår artikkel om det her.

3) Fortell om selskapets formål, visjon og verdier

I tillegg til utdanning, kompetanse og erfaring er det også viktig at kandidatene du ansetter passer inn i bedriftskulturen. Sett derfor av et eget avsnitt i søknadsutlysningen til å fortelle om selskapets formål, visjon og verdier slik at søkerne kan få et innblikk i selskapet.

Inkluder også litt om arbeidskulturen generelt, hvordan det er å jobbe hos dere og hvilke personlighetstrekk som går igjen blant selskapets mest suksessfulle ansatte. Dersom selskapet har et sterkt employer brand hvor visjoner og verdier kommer tydelig frem, vil det være langt enklere for søkerne å selv avgjøre om dette er riktig arbeidsplass for dem.

Undersøkelser viser at 45 prosent av ansatte mellom 35 og 44 år ville ha byttet jobb for en lønnsøkning på mindre enn 10 prosent dersom de fikk tilbud fra et bra selskap. Kun 12 prosent ville ha byttet jobb dersom selskapet har et dårlig rykte.

Les også: Hva er employer branding?

4) Automatiser rekrutteringsprosessen

Flere mener at det å finne samt tiltrekke de største talentene i årene som kommer avhenger av rekrutterernes evne til å automatisere rekrutteringsprosessen på en intelligent måte.

Ved å automatisere prosessen gjennom programvare og kunstig intelligens kan du nemlig enkelt korte ned tiden du bruker på å finne de rette kandidatene i søkerbunken. Hvordan?

Ha en egen database hvor du kan søke etter kandidater basert på krav, erfaring og kompetanse slik at du slipper å gå gjennom hver eneste søknad som kommer inn. En slik “jobb-matching” forventes å føre til mer fornøyde, produktive og lojale ansatte.

Ved hjelp av kunstig intelligens kan systemet lære hvilken erfaring, ferdigheter og andre kvaliteter eksisterende medarbeidere har og bruke denne kunnskapen for å automatisk rangere, karaktersette og kartlegge hvem av søkerne som er de sterkeste kandidatene.

Du kan også sette opp automatiserte e-poster for tilbakemelding til kandidater, lage maler for rutinemessige dokumenter du sender ut til søkere og opprette sanntidsrapporter for bedre analyse.

Les også: Slik har rekrutteringsmarkedet endret seg de siste 10 årene

5) Vær kravstor

Det høres kanskje ut som en selvfølge, men når du skal rekruttere ingeniører, teknologere og utviklere kan det være vanskelig å være kravstor fordi de aller fleste innenfor disse bransjene har solid utdanning og høy kompetanse.

Dersom du får mange interessante søkere bør du derfor oppdatere søknaden med høyere krav enn stillingen tilsier at arbeidstakeren trenger. Nye søkere som så vidt oppfyller kravene til stillingen vil automatisk falle vekk når du høyner kravene slik at du sitter igjen med de aller sterkeste kandidatene.

Vær også streng med deg selv når du går gjennom søknadene. Sett en makstid du ønsker å bruke på hver kandidat mens du ser gjennom søknadene og fokuser på hvilke kandidater som skiller seg positivt ut fra de andre.

6) Test kandidatene

Hensikten med søknadsprosessen er i bunn og grunn å avgjøre om en kandidat kan utføre jobben på en tilfredstillende måte. Istedenfor å gjette bør du derfor sende relevante kandidater en oppgave som skal utføres. Dette kan være personlighetstester eller caseløsninger.

Dette vil gjøre det enklere å finne de rette kandidatene samtidig som det gir deg som rekrutterer et større innblikk i kandidatens praktiske ferdigheter slik at du slipper overraskelser etter at kandidaten har blitt ansatt.

Artikkelen er originalt skrevet: 17.12.17. Artikkel oppdatert 23.01.19.